seguimiento y conservación

• Nombra y describe todos los pasos después de la recepción de un documento.

Empieza el registro de entrada o salida, se distribuye, se lo envían a los destinatarios y empieza la clasificación de: Alfabético, Numérico, Geográfico, Alfanumérico y Materia, los archivos tienen tres clasificaciones: conservación, consulta y expurgo o eliminación.

• Para ti cual seria la finalidad mas importante para un correcto almacenamiento de documentos.

La perfecta ordenación del archivo para facilitar la rapidez de actuacion y la perfecta localizacion del documento.

• Nombra los tres casos a realizar para conservar bien los documentos.

El Mantenimiento y control de las instalaciones en las que se encuentra el archivo (estado de edificios, instalaciones eléctricas, mobiliario, etc.).

La adopción de medidas preventivas para asegurar que la información almacenada esta protegida en caso de incendio, robo, inundaciones, etc.

Disponer los recursos necesarios para evitar que usuarios no autorizados pueden acceder a la información.

• Nombra las fases a cumplir para una entrega adecuada de documentos.

1. El interesado en consultar cierta documentacion debera solicitarlo a traves de un formulario de solicitud de préstamo.

2. El personal encargado del archivo supervisara si está autorizado a dicha consulta, y en caso afirmativo preparará la documentacion solicitada.

3. Cuando se entraga la documentacion al solicitante, este anotara en el registro de prestamo sus datos, debiendo ser informado del plazo que tiene para devolver la informacion prestada.

4. Si el usuario necesitase disponer de mas tiempo para consultar la documentacion, debera solicitarlo debidamente.

5. Cuando se devuelve la documentación, el responsable del archivo registrará en la solicitud la fecha de entrega así como las observaciones pertinentes y devolvera a su lugar originario la documentacion extraida.

• ¿Que significa la expurga de documentos?¿para que se hace?¿cuanto tiempo hay que esperar hacerlo?

La destrucción física, por cualquier método, que garantice la imposibilidad de reconstruccion de los mismos y su posterior

Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar toda aquella informacion que no sea necesaria, a esta operación se le denomina expurgo de la documentacion.

Que deben conservarse durante un tiempo determinado (libros contables, declaraciones de impuestos, facturas, etc.), sin embargo, en otros, su ciclo de vida se limita a su utilidad (borradores de documentos, ofertas de productos, etc.).